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Safe Environment Program 2019-01-15T02:31:30+00:00

Safe Environment Program

January 9th, 2019

MEMO TO: Grand Knights, District Deputies and brother Knights:

As of January 4th, 2019, the status in Ontario of our compliance with the requirements with the Safe Environment policy to protect our youth and vulnerable persons is at a very low number.

From the 531 active Councils in Ontario, our current numbers of compliance are as follows.

  1. Grand Knights – 344
  2. Program Directors – 135
  3. Community Directors – 53
  4. Family Directors – 47

The Community and Family Directors are the officers that must also complete their background police clearance through the Office of Youth Protection at Supreme in conjunction with Praesidium. Currently, we only have 15% of our Councils with one or both of these Directors that are compliant with their background police clearance.

The Safe Environment policy states that for every program that involves youth activities, the council must have no fewer than 2 trained (certified) members in attendance with at least one in attendance that has completed their background check with the Supreme Safe Environment program.

With only 15% of the councils in Ontario with a compliant Community or Family Director, who must be in attendance, we are in a dilemma for full compliance as the annual Basketball Free Throw competition is about to begin this month.

State Deputy Dan Heffernan and myself have been in discussions with Supreme to find a solution to ensure the Basketball Free Throw competition goes forward even though 85% of our Councils in Ontario are not compliant to host any youth program at this time.

Note: The current Safe Environment policy states that if the council cannot ensure their qualified members are in attendance, the event must be re-scheduled until these members are in attendance. To avoid such a large number of delays or even cancellations we have a one-time solution, for this fraternal year only, approved by Supreme.

Those councils without a certified Family or Community Director who have completed background police clearance through Praesidium must find an alternate person from their community who has a valid police clearance including:

  1. A certified Family or Community Director from a neighbouring Council or;
  2. A counsellor from a neighbouring Squires Circle or;
  3. An education teacher who has been certified through their school board or;
  4. A police officer or;
  5. A person from your Parish or Diocese with a current background clearance

The Safe Environment program criteria has changed this fraternal year to include 4 persons in every Council to comply with the Safe Environment testing to reflect the new Faith in Action program. Who include the following:

  1. Grand Knight
  2. Program Director
  3. Community Director
  4. Family Director

The awareness of this program may not have been heard or fully understood, therefore Supreme has given us some extra leeway and time to become fully compliant for this fraternal year; at the same time allowing us to run the Youth Programs such as the Basketball Free Throw, Soccer and Hockey Challenges etc.

Please understand this onetime allowance of having another person with a background police clearance at your youth event(s) will still leave your council non-compliant with the Safe Environment policy obligations.

We encourage everyone who are not fully aware of all the details of the Safe Environment program to read the attached documents as well as the Safe Environment documents on the Supreme or State websites.

Councils need to become compliant with the Safe Environment policy for insurance liability and potential ligation protection reasons.

Note: Councils need to complete and submit a 365 form or update their directors through Member Management to begin the testing process.

District Deputies need to find qualified Safe Environment members to attend their District youth events and Diocesan Associations need them for their regional youth events.

For any questions or assistance please contact me at (226) 216-0921 or by email at statewarden@ontariokofc.ca

We wish you every success in all your endeavors.

Fraternally,

David Gelinas

State Warden

Accountability Officer-Safe Environment

9 janvier 2019

MÉMO AUX: Grands Chevaliers, Députés de District et Frères Chevaliers:

À compter du 4 janvier 2019, le nombre de cas de conformité aux exigences de la politique sur la sécurité de l’environnement visant à protéger nos jeunes et les personnes vulnérables est très faible en Ontario.

Parmi les 531 Conseils actifs en Ontario, nos chiffres de conformité actuels sont les suivants :

  1. Grands Chevaliers – 344
  2. Directeurs de programme – 135
  3. Directeurs de communauté – 53 4. Directeurs de famille – 47

Les directeurs de la communauté et de la famille sont les officiers qui doivent également obtenir l’autorisation de police sur leurs antécédents auprès du Bureau de la protection de la jeunesse du Suprême, en collaboration avec Praesidium. À l’heure actuelle, nous n’avons que 15% de nos Conseils avec l’un ou l’autre de ces administrateurs qui se conforment à l’autorisation de police sur les antécédents.

La politique relative à l’environnement sécuritaire stipule que, pour chaque programme comportant des activités pour les jeunes, le Conseil ne doit pas compter moins de 2 membres formés (certifiés) présents et au moins un membre ayant terminé la vérification de leurs antécédents avec le programme sur l’Environnement sécuritaire du Suprême.

Avec seulement 15% des Conseils en Ontario avec un directeur de la communauté ou de la famille conforme, qui doit être présent, nous sommes dans un dilemme pour une conformité totale puisque la compétition annuelle du lancer libre de basketball est sur le point de commencer ce mois-ci.

Le Député d’État Dan Heffernan et moi-même avons discuté avec le Suprême afin de trouver une solution permettant de garantir la poursuite du lancer libre de basket-ball, même si 85% de nos Conseils de l’Ontario ne sont pas déclarer apte  à organiser un programme pour les jeunes pour le moment.

Remarque: la politique actuelle relative à l’environnement sécuritaire stipule que si le Conseil ne peut pas s’assurer que ses membres qualifiés soient présents, l’événement doit être reprogrammé jusqu’à ce que ces membres soient présents. Pour éviter autant de retards, voire d’annulations, nous avons une solution unique pour cette année fraternelle approuvée par le Suprême.

Les Conseils sans directeur familial ou communautaire certifié qui ont obtenu une autorisation préalable par l’intermédiaire de Praesidium, doivent rechercher une personne de remplacement dans leur communauté possédant une autorisation de police valide, notamment:

  1. Un administrateur de famille ou de communauté certifié d’un Conseil voisin ou;
  2. Un conseiller d’un cercle d’Écuyers voisin ou;
  3. Un enseignant en éducation certifié par son conseil scolaire ou;
  4. un officier de police ou;
  5. Une personne de votre paroisse ou de votre diocèse avec une cote de sécurité actuelle

Les critères du programme sur l’Environnement sécuritaire ont changé cette année fraternelle pour inclure 4 personnes dans chaque Conseil afin de se conformer aux tests sur l’environnement sécuritaire afin de refléter le nouveau programme Foi en Action. Ceci comprend les officiers suivants:

  1. Grand Chevalier
  2. Directeur de programmes
  3. Directeur de la communauté
  4. Directeur de la famille

La prise de conscience de ce programme n’a peut-être pas été entendue ou totalement comprise. C’est pourquoi le Suprême nous a donné une marge de manœuvre supplémentaire et du temps additionnel pour se conformer pleinement pour cette année fraternelle, nous permettant de gérer des programmes pour les jeunes, tels le lancer libre de basket-ball, les défis soccer et de hockey, etc.

S’il vous plaît, comprenez bien que le fait d’avoir une autre personne avec une autorisation de police sur les antécédents lors de votre / vos manifestation (s) jeunesse, laissera tout de même votre Conseil non conforme aux obligations de la politique relative à l’environnement sécuritaire.

Nous encourageons toutes les personnes qui ne sont pas pleinement au courant de tous les détails du programme sur l’Environnement sécuritaire à lire les documents ci-joints ainsi que les documents du même sujet sur les sites Web de l’État et du Suprême.

Les Conseils doivent se conformer à la politique relative à l’environnement sécuritaire en ce qui concerne la responsabilité en matière d’assurance et les raisons de protection sur des litiges potentiels.

Remarque: les Conseils doivent remplir et soumettre un formulaire no.365 ou mettre à jour leurs directeurs via la gestion des membres pour commencer le processus d’évaluation.

Les Députés de District doivent trouver des membres qualifiés de l’Environnement sécuritaire pour assister à leurs événements pour les jeunes du district et les Associations diocésaines en ont besoin pour leurs événements régionaux pour les jeunes.

Pour toute question ou assistance, veuillez me contacter au (226) 216-0921 ou par courrier électronique à : statewarden@ontariokofc.ca

Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans toutes vos entreprises.

Fraternellement,

David Gelinas

Cérémoniaire d’État

Officier responsable – Environnement sécuritaire

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